“회사 제출용 영수증이 필요해요.” “출장비 정산하려는데 세금계산서/인보이스도 가능한가요?”
결론부터 말하면, 아고다 예약은 상황에 따라 필요한 서류가 달라요. ‘아고다 결제(선결제)’면 아고다에서 e-영수증(e-receipt)을 보낼 수 있는 경우가 많고, ‘현장결제(숙소 결제)’면 숙소에서 영수증/인보이스를 받는 게 정석입니다.
이 글은 초보자 기준으로 “회사에서 반려 안 당하는” 형태로 정리해 드립니다.
✅ 3줄 결론(바쁜 분용)
- 선결제(아고다 결제) → 예약 확인메일/관리페이지에서 e-영수증(전자영수증) 발급/전송 시도
- 현장결제(숙소 결제) → 체크아웃 시 숙소 영수증/인보이스 요청(회사 정보 필요하면 미리 전달)
- 둘 다 애매하면 “출장 증빙 패키지(3종)”로 제출: (1) 바우처/예약확인 (2) 결제내역/카드전표 (3) 숙소 영수증
1) 먼저 확인: “누가 결제를 받았는지”가 영수증의 정답을 결정합니다
영수증/인보이스는 원칙적으로 “돈을 받은 곳(수납자)”에서 발급합니다. 그래서 아고다 예약은 크게 2가지로 나뉘어요.
- 선결제(아고다 결제 / Pay to Agoda) : 아고다에서 e-영수증을 받을 수 있는 케이스가 많음
- 현장결제(숙소 결제 / Pay at hotel) : 체크아웃 시 숙소에서 영수증/인보이스 발급이 정석
2) 5분 발급 루틴(초보자용): e-영수증 → 저장 → 제출
✅ Step 1) 예약 확인메일에서 가장 빨리 발급(추천)
- 아고다 예약 확인메일을 엽니다
- 메일 안의 “Manage my booking(예약 관리)” 버튼 클릭
- 예약 관리 화면에서 “Send e-receipt(전자영수증 보내기)” 또는 유사 메뉴를 찾아 전송
- 발송된 메일/첨부파일(PDF)을 다운로드/캡처하여 회사 제출용 폴더에 저장
✅ Step 2) 메일이 없으면 “내 예약”에서 찾기
- 아고다 로그인 → 내 예약(Manage booking / Bookings)으로 이동
- 해당 예약 선택 → e-영수증/영수증 전송 메뉴 확인
- 회사 제출이라면 예약번호/투숙자명/기간/금액이 한 화면에 나오게 저장하는 게 안전
📌 초보자 실수 방지
회사에서 “영수증 반려”가 나는 대표 이유는 2가지예요. (1) 예약확인서만 제출하거나 (2) 결제 주체가 다른데(현장결제) 아고다 영수증만 제출하는 경우. 아래 “출장 증빙 패키지 3종”으로 가면 안전합니다.
3) 출장 증빙 패키지 3종(회사 반려 확률 ↓)
✅ 아래 3개를 세트로 준비하면 거의 통과합니다
- 예약 바우처/확정메일 (투숙자/날짜/숙소 정보)
- 결제 증빙 (법인카드 전표/카드앱 결제내역/영수증 캡처)
- 숙소 영수증/인보이스 (현장결제면 필수 / 선결제라도 회사가 요구하면 요청 권장)
📌 회사 정보(사업자) 넣어야 하면 이렇게 준비
- 회사명(영문 포함 요청될 수 있음)
- 사업자등록번호/Tax ID(국가별 형식 다름)
- 회사 주소(영문 표기 권장)
- 담당자 이메일(영수증 수신용)
4) 케이스별 정답(여기서 헷갈림이 끝납니다)
① 선결제(아고다 결제)인 경우
- 우선 e-영수증을 발급/전송해서 PDF로 저장
- 회사에서 “세금계산서/공식 인보이스”까지 요구하면 숙소에도 인보이스 발급 가능 여부를 문의(국가별/숙소별 상이)
- 정산이 급하면 카드전표 + e-영수증 + 바우처로 먼저 제출하는 게 빠름
② 현장결제(숙소 결제)인 경우
- 체크아웃할 때 프론트에서 영수증(Receipt) / 인보이스(Invoice) 요청
- 회사 정보가 필요하면 미리(체크인 전) 메일로 전달하면 확률 ↑
- 아고다는 예약 플랫폼이라, 숙박 서비스 인보이스는 보통 숙소에서 발급하는 흐름이 많습니다
5) 복붙 템플릿: 숙소에 영수증/인보이스 요청하기
✅ 영어 이메일 템플릿(가장 무난)
Subject: Request for Receipt/Invoice for Business Trip
Hello, this is (NAME). I stayed at your property from (DATE) to (DATE).
Could you please issue a receipt/invoice for my stay for business reimbursement?
Booking ID: (AGODA BOOKING ID, if available)
Guest name: (NAME)
Company name: (COMPANY)
Company address: (ADDRESS)
Tax ID (if required): (NUMBER)
Please send it to this email. Thank you.
✅ 한국어 메시지(간단 버전)
안녕하세요. (이름)입니다. (체크인~체크아웃 날짜) 투숙했습니다.
회사 출장 정산용 영수증/인보이스 발급이 가능할까요?
예약자/투숙자: (이름), 예약번호(있으면): (번호)
회사명/주소/사업자(필요시): (정보)
이메일로 보내주시면 감사하겠습니다.
급하면 여기부터(시간 절약용)
6) 자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. “예약확인서(바우처)”만 내면 안 되나요?
회사마다 다르지만, 보통은 ‘결제 증빙’을 함께 요구합니다. 안전하게는 바우처 + 카드전표/결제내역 + (가능하면) 숙소 영수증 세트를 추천합니다.
Q2. 법인카드로 결제했는데 영수증에 회사명이 꼭 들어가야 하나요?
회사 규정에 따라 다릅니다. “회사명 필수”인 곳도 있어요. 그럴 땐 숙소 인보이스에 회사 정보를 넣는 방식이 가장 현실적입니다.
Q3. e-영수증 메뉴가 안 보이는데요?
예약/결제 방식에 따라 표시되는 메뉴가 달라질 수 있습니다. 이때는 (1) 예약확인메일에서 다시 시도 → (2) 내 예약에서 확인 → (3) 그래도 안 되면 고객센터로 “영수증/증빙 발급 문의”로 접수하는 순서가 빠릅니다.
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